eNEST automatisoi viranomaistietojen tarkastuksen
eNEST laittaa järjestelmät keskustelemaan keskenään.
Hansel haki keväällä 2016 yhdessä kolmen muun organisaation kanssa EU-rahoitusta sähköisen kilpailutusprosessin kehittämiseksi. Taustalla on uuden hankintalain tuoma muutos.
18.4.2016 alkaen hankintayksiköiden on pitänyt käyttää yhteistä eurooppalaista hankinta-asiakirjaa (European Single Procurement Document ESPD), jolla kysytään tarjoajien poissulkemis- ja valintaperusteita.
”Uuden hankintalain myötä kilpailuttaville organisaatioille siirtyi uusia paperitöitä, jotka voidaan automatisoida osana sähköistä kilpailutusprosessia. Tätä automatisointia varten haimme – ja saimme – EU-rahoitusta eNEST (Enhanced National ESPD in eTendering) -projektille, jonka tarkoituksena on tehdä helppokäyttöinen hankinta-asiakirja ostajille ja toimittajille”, Hanselin sähköisen hankinnan kehityspäällikkö Timo Rantanen kertoo.
Hanselin lisäksi projektissa ovat mukana KL-Kuntahankinnat, Oikeusrekisterikeskus sekä Verohallituksen Harmaan talouden selvitysyksikkö.
Hanki-palvelua kehitetään
ESPD-lomakkeella tarjoaja vakuuttaa, että viranomaisasiat ovat kunnossa. Hankintayksiköiden on hankittava itse tarvittavat toimittajaa koskevat tiedot, kuten tieto kaupparekisteriin kuulumisesta. Tämä johtuu siitä, että hankintayksiköt eivät enää saisi pyytää tarjoajilta viranomaistodistuksia. Todistuksia voi kysyä vain kilpailutuksen voittajalta.
Suomessa lähes kaikki kilpailutuksissa tarvittavat viranomaistiedot ovat hankintayksiköiden saatavilla viranomaistietokannoissa. Käytännössä sähköisen hankinnan Hanki-palvelua kehitetään niin, että tiedon hakeminen tarvittavista viranomaisrekistereistä digitalisoidaan.
”Tavoitteena on tehdä toimittajille mahdollisimman helppokäyttöinen yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja, joka helpottaa myös ostajien työtä. Hankintayksiköiden ei tarvitse hakea tietoa eri paikoista, vaan tiedot kerätään Hanki-palvelun sisään eri rekistereistä”, Rantanen kiteyttää.
Tuloksia odotetaan vuonna 2017: ”Saimme rahoituspäätöksen lokakuussa, ja hakemuksemme oli toiseksi paras. Projektin käynnistyspäivä oli 15.12.2016 ja siitä tekeminen on päässyt vauhtiin”, Rantanen kertoo aikataulusta.
Sujuvuutta koko hankintatoimeen
eNEST-projekti ei hyödytä vain Hanselin asiakkaita, vaan sen on tarkoitus palvella koko Suomen toimittajakenttää ja yleisesti hankintatoimen kehittämistä. Tietojenvälitys perustuu Väestörekisterikeskuksen Kansalliseen palveluväylään, joten eNEST edistää myös KaPa:n laajempaa käyttöönottoa ja vie uudentyyppisiä palveluita eteenpäin.
Viranomaistietojen tarkastuksen automatisointi on osa hankintojen digitalisoinnin Handi-hanketta. Handi tähtää muun muassa hankintatoimen automaatioasteen kasvattamiseen ja manuaalityön vähentämiseen.
”eNESTin tuloksena olemassa olevat järjestelmät keskustelevat keskenään ja hakevat automaattisesti tiedot, jotka on aiemmin jouduttu hakemaan manuaalisesti. Tieto kulkee verkossa, eikä paperisia todistuksia enää tarvita”, Rantanen kuvailee projektin tuomia hyötyjä.
”Helppokäyttöinen hankinta-asiakirja helpottaa niin tarjoajien kuin ostajien työtä”, Rantanen korostaa.
