Vastuullisuus hankintaprosessissa ja puitejärjestelyissä

Puitesopimukset ovat tehokas keino edistää valtion päätösten jalkauttamista hankintoihin, sillä yhteishankintojen volyymi on merkittävä – vuoden 2016 aikana valtio hankki tuotteita ja palveluja puitejärjestelyjen kautta yli 770 miljoonalla eurolla.

Suuren hankintavolyyminsa ansiosta Hansel voi olla synnyttämässä uudenlaisia palveluita ja ohjaamassa tuotteiden kehitystä ympäristöystävällisempään suuntaan. Huomioimalla vastuullisuusnäkökohdat puitejärjestelyissä ja asettamalla esimerkiksi ympäristökriteereitä hankinnan kohteelle voi Hansel vaikuttaa markkinoiden tarjontaan.

Hanselin kilpailutukset toteutetaan julkisten hankintojen lainsäädännön edellyttämällä tavalla avoimesti ja tasapuolisesti. Kaikilla tavaroiden ja palveluiden toimittajilla on oikeus osallistua Hanselin järjestämiin, avoimella menettelyllä toteutettaviin kilpailutuksiin, mikäli hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä kuvatut tarjoajan soveltuvuuteen liittyvät vähimmäisvaatimukset täyttyvät.

Vastuullisuusnäkökohdat huomioidaan kilpailutuksen hankintaprosessin kaikissa vaihessa:

1. Tarveharkinta
2. Tarjoajan soveltuvuus
3. Tekniset eritelmät: tuotteen tai palvelun ominaisuudet
4. Vertailuperusteet: pisteytettävät asiat
5. Sopimusehdot ja niiden noudattamisen valvonta

Vastuullisuuden huomioiminen puitejärjestelyissä

Hansel tarjoaa asiakkailleen helppokäyttöisiä palveluja ja puitejärjestelyjä, joissa vastuullisuusnäkökohdat on huomioitu mahdollisimman monipuolisesti. Sopimusratkaisuissa huomioidaan valtioneuvoston julkaisemat ohjeet ja linjaukset. Periaatepäätös kestävien ympäristö- ja energiaratkaisujen edistämisestä julkisissa hankinnoissa määrittelee esimerkiksi valtionhallinnossa käytettävien autojen päästömäärät ja energianhankintaan liittyvät periaatteet.

Hansel edellyttää, että tarjoajat ovat maksaneet veronsa ja sosiaaliturvamaksunsa ja noudattavat ympäristönsuojelua, työsuojelua, työoloja ja työehtoja koskevia lakisääteisiä velvoitteita.

Ympäristönäkökohtia huomioitu jo usean vuoden ajan

Hansel on käyttänyt ympäristönäkökohtien huomioimisessa apuna muun muassa Motivan ja Euroopan komission GPP toolkitin ympäristöystävällisyyttä koskevia esimerkkikriteerejä.

Ympäristönäkökulmat ovat keskeisessä asemassa esimerkiksi tietokoneiden ja toimistokalusteiden puitejärjestelyissä. Tietokoneilta vaaditaan muun muassa Energy Starin vaatimustason energiatehokkuuskriteerien täyttymistä. Toimistokalusteiden puumateriaalista vähintään 70 % tulee metsistä, joiden hoito on todistetusti kestävän metsänhoidon periaatteiden ja toimien mukaista. Puitejärjestelyissä pyritään huomioimaan käytöstä poistettavien tuotteiden tai pakkausmateriaalin kierrättäminen aina, kun se on mahdollista.

Hanselin asiakkaat voivat hankkia puitejärjestelyjen kautta vähäpäästöisiä ajoneuvoja, jotka tuottavat hiilidioksidipäästöjä alle 100 g/km. Valikoimassa on myös esimerkiksi täyssähköautoja ja ladattavia hybridejä, joiden kulutus ja hiilidioksidipäästöt ovat erittäin pienet. Sopimuksen autovalikoima päivittyy automaattisesti.

Taloudelliset näkökohdat korostuvat työvoimavaltaisilla toimialoilla

Taloudellinen vastuullisuus huomioidaan monipuolisesti Hanselin puitejärjestelyissä. Taloudelliseen vastuullisuuteen liittyen kilpailutuksiin osallistuvilta toimittajilta edellytetään, että yhteiskunnalliset velvoitteet on hoidettu asianmukaisesti. Taloudelliset näkökohdat ovat olennaisia etenkin työvoimavaltaisilla toimialoilla, joita ovat esimerkiksi majoitus- ja ravitsemisala, kuljetusala sekä siivous- ja turvallisuuspalvelujen alat.

Tilaajavastuulain soveltamisalaan kuuluvissa hankinnoissa edellytetään, että valittujen sopimustoimittajien on toimitettava selvitykset verojen maksusta, sovellettavasta työehtosopimuksesta, työterveyshuollon järjestämisestä sekä rekisteröitymisestä kauppa-, ennakkoperintä-, arvonlisäverovelvollisuus- ja työnantajarekisteriin sovituin väliajoin.

Sopimustoimittajien taloudellisen ja juridisen aseman valvonta hoidetaan ulkopuolisten organisaatioiden tarjoamien valvontapalvelujen kautta. Hansel saa välittömästi tiedon, mikäli toimittajan taloudellisessa tilanteessa tapahtuu heikkenemistä, tai jos sen juridinen rakenne muuttuu.

Sosiaaliset näkökohdat sisällytetään sopimusehtoihin

Sosiaalisten näkökohtien huomioon ottamisessa toteutetaan julkisten hankintojen perusperiaatteita. Kriteerien täytyy olla tasapuolisia ja syrjimättömiä, suhteellisuusperiaatteen huomioivia ja avoimesti kerrottuja. Käytännössä sosiaalisten näkökohtien huomioon ottaminen voidaan tehdä niin, että ne otetaan mukaan sopimusehtoihin esimerkiksi edellyttämällä, että toimittaja sitoutuu noudattamaan Kansainvälisen työjärjestön (ILO) keskeisiä työ- ja ihmisoikeuksia koskevia perussopimuksia.

Hansel on laatinut puitejärjestelyistään sosiaalisen vastuullisuuteen keskittyvän riskianalyysin. Analyysi osoitti, että sosiaalinen riski ilmenee suurimpana eräiden ulkomaisten tuotetoimittajien ja kotimaisten palvelutoimittajien puitejärjestelyissä. Ulkomaisten tuotetoimittajien osalta korkea riski liittyi työvoimavoittoiseen tuotantotapaan, alihankkijoiden suureen lukumäärään ja usein pitkään toimitusketjuun.

Sosiaalinen riski kasvaa usein, kun tuotteet on valmistettu maissa, joissa työntekijöiden oikeuksien valvonta on heikkoa tai jos tuotteen raaka-aineet tulevat pääosin Euroopan ulkopuolelta. Kotimaisten palvelutoimittajien osalta riskitekijät liittyvät muun muassa työvoimavaltaisiin palveluihin, alihankkijoiden suureen lukumäärään ja matalapalkka-aloihin. Hanselilla on noin kymmenen sellaista puitejärjestelyä, jotka sijoittuivat matriisissa suuren tai erittäin suuren sosiaalisen riskin alueelle.