Patentti- ja rekisterihallitus ymmärtää yhteistyön voiman
Kilpailutukset ja kehittäminen suunnitellaan yhdessä ja aikataulutetaan yhteiseen hankintakalenteriin. Näin voidaan varmistua laadun seurannasta ja resurssien tehokkaasta käytöstä.
Patentti- ja rekisterihallitus sekä Hansel ovat allekirjoittaneet yhteistyösopimuksen, jonka tarkoituksena on tarjota kilpailuttamiseen sekä hankintatoimen kehittämiseen liittyviä asiantuntijapalveluja. Hansel tarjoaa Patentti- ja rekisterihallitukselle kilpailuttamisen asiantuntijapalveluja tavara- ja palveluhankintojen toteuttamiseksi sekä muita hankintatoimen asiantuntijapalveluja.
Osana yhteistyösopimusta Patentti- ja rekisterihallitus kilpailutti markkinointiviestinnän palvelut Hanselin ns. Minikisa Plus -palvelulla, jossa Hansel tuotti kevennetyn kilpailutuksen tarjouspyyntöasiakirjat ja huolehti kilpailutuksen läpiviennistä sekä sopimuksista ns. ’’avaimet käteen’’ -periaatteella. Minikisa Plus on erityisen hyödyllinen kevennettyjen kilpailutusten projektointiin haastavalla hankinta-alalla: Asiakas voi luottaa Hanselin hankintaosaamiseen ja vapauttaa omia resurssejaan muuhun.
Hankintaosaamista ei Patentti- ja rekisterihallituksen asiakaspalveluista ja viestinnästä vastaavalla johtajalla Anna Lauttamus-Kauppilalta puutu. Juuri pitkän työuransa turvin hän tietää, että käytössä olevia ulkopuolisia asiantuntijoita kannattaa hyödyntää myös vapauttaakseen omaa työaikaansa työläiltä kilpailutuksilta.
Minikisa Plus siirtää työkuorman Hanselille
Markkinointiviestinnän palvelujen kaltaisessa erittäin laajassa puitejärjestelyssä useamman puitesopimustoimittajan välinen kilpailuttaminen voi olla aikaa vievää ja vaikeaa. Markkinointiviestinnän palvelujen puitejärjestely sisältää paljon erilaisia palveluja visuaalisen ilmeen suunnittelusta palvelumuotoiluun.
Patentti- ja rekisterihallitus teki vuonna 2016 kaksi markkinointiviestinnän puitejärjestelyn sisäistä kevennettyä kilpailua eli ns. minikisaa. Laadullisilla vertailuperusteilla oli PRH:n kevennetyissä kilpailutuksissa suuri painoarvo, ja niitä arvioitiin vastabriefien ja vastaavien aikaisempien toimeksiantojen kautta.
Lauttamus-Kauppila on kilpailuttanut puitesopimustoimittajia myös itse. Monet palvelut saa kilpailutettua itse varsin helposti, kun sopimustoimittajat ovat jo käyneet tiukan valintaprosessin läpi päästäkseen puitesopimustoimittajiksi. Tällä kertaa PRH päätyi hyödyntämään Hanselin Hankintojen tuki -yksikön erikoisosaamista.
”Onneksi päädyimme tähän”, tietää Lauttamus-Kauppila jälkikäteen.
Palvelumuotoilua ja etunojaa digitalisaatioon
Markkinointiviestinnän palvelujen kevennetty kilpailutus sisälsi PRH:lla mm. konsultointia, sisällöntuotantoa, julkaisuja ja kampanjasuunnittelua. Yhtenä laadullisena vertailuperusteena oli muutosviestinnän suunnitelma koskien PRH:lle siirtyneitä tilintarkastusvalvonnan tehtäviä. Julkishallinnolle tyypilliseen tapaan myös PRH on muutostilanteessa ja saanut hoidettavakseen lukuisia uusia palveluja, joista tulee viestiä sidosryhmille monipuolisesti.
Toinen kilpailutus koski digitaalista viestintää. PRH haluaa olla julkishallinnon edelläkävijä digitalisaatiossa ja suunnittelee verkkopalvelunsa nykyaikaisesti yhdessä asiakkaidensa kanssa. Esimerkkejä kansalaisillekin tutuista palveluista ovat YTJ-yrityshaku ja kaupparekisterin yritystietoja poimiva Virre-tietopalvelu. Palvelumuotoilu, -johtaminen ja osallistaminen ovat termejä, jotka koskevat näidenkin järjestelmien kehittämistä. Yhtenä esimerkkityönä digitaalisten palveluiden kilpailutuksessa käytettiin yhdistysnetin uudistusprojektia, joka sisälsi palvelun käyttöliittymäsuunnittelun ja markkinoinnin lisäksi myös kohderyhmän osallistamisen kehitystyöhön.
”Laatutekijöiden vertailu on erittäin hankalaa, jotta vertailuvaatimus täyttyy. Reunaehtoja on tullut hurjasti lisää ja juridiset seikat ovat vaikeutuneet huomattavasti. Kannattaa miettiä myös omaa oikeusturvaa”, Lauttamus-Kauppila suosittaa.
Hankintalain ammattilaiset palveluksessanne
Hankintoja koskeva lainsäädäntö on muuttunut, ja tulkinnat voivat etenkin murrostilanteessa olla vaikeita jopa hankintalain asiantuntijoille. Hyödyntämällä Hanselin puitejärjestelyjä asiakas voi luottaa juuri hankintalakiin erikoistuneiden juridiikan ja hankintatoimen asiantuntijoihin ja keskittyä itse omaan ydintehtäväänsä. Kun asiakkaalla on aina henkilö, jolta kysyä neuvoa, prosessi tuntuu sujuvalta. Hankintojen tuki neuvoo asiakkaita kevennetyissä kilpailuissa ja saa Lauttamus-Kauppilaltakin varauksetonta kiitosta erinomaisen mutkattomasta palvelusta:
”Voin todella lämpimästi suositella käyttämään Hanselin palveluja.”
