Elinkaarikustannukset kilpailuvalttina
Hansel kehitti puitekilpailutuksiin sopivan elinkaarikustannusten laskentamallin.
Elinkaarikustannuslaskenta (Life Cycle Costing, LCC) on työkalu kustannusten laskemiseksi tuotteen elinkaaren ajalta sisältäen hankintahinnan lisäksi myös tuotteen käyttökustannukset ja toisinaan myös muut hankinnasta tai sen hävittämisestä aiheutuneet kustannukset. Hansel kehitti mallin, joka toimisi yhtenä vertailutyökaluna yhteishankinnoissa.
Julkisiin hankintoihin soveltuvia elinkaarikustannuslaskureita on olemassa, mutta tähän asti niitä ei ole pystytty hyödyntämään laajemmin. Esimerkiksi EU:n vihreiden hankintojen (GPP, Green Public Procurement) projekteissa on tuotettu työkaluja elinkaarikustannusten vertailuun, mutta ne soveltuvat huonosti puitejärjestelyjen kaltaisiin hankintoihin. Monimutkaiseksi käytön puitejärjestelykilpailutuksissa tekee mm. se, että käyttötavat vaihtelevat asiakkaiden kesken.
Elinkaarikustannukset käytön mukaan – uusi laskentamalli herättää kiinnostusta
Elinkaarikustannusten käyttäminen valintaperusteena on vastuullinen teko erityisesti, kun pystytään huomioimaan ympäristöulkoisvaikutukset. Lisäksi elinkaarikustannuksiltaan edullisimman vaihtoehdon valinta ohjaa kohti energiatehokkaita, pitkäikäisiä ja kestäviä tuotteita ja palveluita.
Siispä Hansel kehitti kilpailutuksiinsa oman elinkaarikustannusten laskentamallin yhdessä Suomen ympäristökeskuksen kanssa. Mallin luominen oli osa innovatiivisten julkisten cleantech-hankintojen ohjausryhmän toimintaa.
Väreillä on väliä
Elinkaarikustannuslaskennan mallia alettiin kehittää vuonna 2015 ja sitä pilotoitiin vuonna 2016 kahdessa puitejärjestelyssä: tulostuslaitteiden ja esitystekniikan kilpailutuksissa. Molemmissa hankintakategorioissa on laitteita, joissa kuluvien osien huolto tuottaa merkittäviä kustannuseroja: Esimerkiksi tulostinten värikasetit ja rummut sekä videoprojektorien lamput saattavat edellyttää vaihtamista ja huoltamista. Malli huomioi monitoimilaitteiden osien toimittamisen ja vaihtamisen itse sekä elinkaaren aikaisen huoltopalvelun.
IT-laitteiden energiakustannusten vertailu ei tuota yhtä suuria eroja laitteiden välille kuin kuluvien osien tarkastelu, koska vähäinen energiankulutus on jo oletusarvo. Esitystekniikan puitejärjestelyssä luotettiin valmistajan suurimpaan ilmoittamaan sähkönkulutuslukuun. Laskentamallin ulkopuolella ovat myös kierrätyspalvelut, jotka eivät tuota merkittäviä eroja toimittajien välille. Vastuullisuustekijät huomioidaan toki näissäkin, eikä esimerkiksi elektroniikkaromua saa kuljettaa EU:n ulkopuolelle.
Laskentamallin vaikuttavuutta on simuloitu erilaisissa IT-laitteissa. Vertailemalla edellisien puitetoimittajien arvoja on mahdollista huomata, että elinkaarilaskennalla on vaikutusta paremmuusjärjestykseen. Puitetoimittajaksi voi siis päästä edullisten elinkaarikustannusten turvin tai korkeat elinkaarikustannukset voivat pudottaa toimittajan puitejärjestelyn ulkopuolelle.
Suurimmat edut asiakaskohtaisessa käytössä
Ensimmäiset kokeilut mallin käytöstä antoivat vahvistusta sille, että mallia kannattaa hyödyntää mahdollisuuksien mukaan myös muiden kategorioiden hankinnoissa. Laskentamalli on ideaali pitkäaikaisiin energiaintensiivisiin investointeihin, jossa käyttötavat eivät juuri poikkea toisistaan. Esimerkkejä tällaisista hankkeista voisivat olla rautatiehankkeet, joissa radat rakennetaan vuosikymmenten käyttöä varten.
Elinkaarikustannusten vertailu hyödyttää asiakasta myös pienemmissä hankinnoissa. Loppuasiakkaan etu onkin ollut suurimpana motiivina elinkaarilaskennan kehittämiseen. Vertailu osoittautuu järkeväksi asiakaskohtaisissa kilpailutuksissa sekä puitejärjestelyjen sisäisissä kevennetyissä kilpailutuksissa eli ns. minikisoissa, kun vertailussa käytetyt luvut perustuvat asiakkaan omiin käyttötilanteisiin.
