Hanki-palveluun askel kerrallaan
Sähköinen kilpailutus otettiin osaksi Kelan arkea positiivisella asenteella ja hyvin suunnitellulla aikataululla. Sähköiseen kilpailutukseen siirtymisessä Kelan Hankintapalveluryhmää hyödytti myös keskustelu muiden sähköistä kilpailutusjärjestelmää käyttävien kanssa.
Kelan hankinnat ulottuvat lukuisille eri alueille: kilpailutusten kohteet vaihtelevat IT-järjestelmistä kuntoutuspalveluihin ja asiantuntijatyöstä henkilöstöravintolapalveluihin. Myös Kelan äitiyspakkaus kuuluu vuosittain toteutettaviin hankintoihin.
Kaikki EU-kynnysarvon ylittävät kilpailutukset tulee hoitaa sähköisesti 18.10.2018 alkaen. Kela kuitenkin päätti liittyä etujoukkoon, ja ottaa Hanki-palvelun käyttöön jo vuoden 2016 alussa.
”Koska velvoite sähköiseen kilpailutukseen siirtymisestä oli joka tapauksessa tulossa, halusimme varata käyttöönottoon kunnolla aikaa. Emme olleet huolissamme teknisestä osaamisestamme, vaan enemmän pohdimme sitä, kuinka saamme Hanki-palvelun solahtamaan osaksi Kelan joskus konstikkaitakin prosesseja”, käyttöönottoprojektin projektipäällikkö Virpi Parikka kertoo.
Kelan hankintapalveluryhmän asiantuntijat osallistuivat Hanki-palvelun käyttökoulutukseen helmikuussa 2016, ja ensimmäisen sähköisen kilpailutuksensa Kela teki jo maaliskuussa. Hankintapalvelyryhmä oli valinnut muutaman pilotiksi soveltuvan kilpailutuksen etukäteen, joten sähköistä kilpailutusta päästiin harjoittelemaan testiympäristössä ja kokeilemaan heti koulutuksen jälkeen.
”Sähköiseen kilpailuttamiseen siirtymiseen ei liittynyt muutosvastarintaa, sillä olimme saaneet sulatella asiaa rauhassa. Ilmassa oli pikemminkin uteliaisuutta ja odotusta.”
Hyvä hetki kehitystyölle
Sähköinen ratkaisu on nopeuttanut useita julkisiin kilpailutuksiin kuuluvia työvaiheita. Esimerkiksi tarjouskuorien avaaminen ja avauspöytäkirjan laatiminen ovat Hanki-palvelun ansiosta jääneet pois.
”Myöskään hankintapäätöksiä ei tarvitse enää lähettää käsin, sillä ne voidaan lähettää automaattisesti Hanki-palvelusta. Myös tarjousten vertailu on nopeutunut”, Parikka toteaa.
Kaiken ei kuitenkaan tarvitse muuttua. Esimerkiksi tarjouskilpailujen aikaa vievin vaihe, kilpailutusten sisällön valmistelu, tapahtuu edelleen sähköisen kilpailutusjärjestelmän ulkopuolella.
”Asiat voi tehdä monella tavalla, mutta meidän toimintatapojamme sähköinen kilpailutus ei muuttanut merkittävästi. Sähköisen kilpailutus avasi kuitenkin luontevasti ikkunan kehitystyölle, joten sähköisen kilpailutusjärjestelmän käyttöönoton myötä olemme myös vakioineet ja kehittäneet tarjouspyyntöjämme selkeämmiksi.”
Kelan sähköisissä kilpailutuksissa ei alkuvaiheessakaan ilmennyt suurempia kompastuskiviä. Virpi Parikka kertookin, etteivät he tekisi mitään eri tavalla, jos käyttöönotto aloitettaisiin nyt alusta.
”Toki järjestelmän käyttöön liittyi aluksi pientä kokeilua, mutta saimme hyvin tukea sekä Hanselilta että järjestelmätoimittaja Cloudialta. Hanki-palvelussa tapahtuu kehitystä koko ajan, ja sen toiminnallisuuudet ovat parantuneet sinä aikana, kun olemme järjestelmää käyttäneet.”
Virpin vinkit käyttöönottoa suositteleville:
Kakku pala kerrallaan
”Käyttöönottoa ei kannata suotta arastella. Emme jääneet alkuvaiheessa murehtimaan mahdollisia haasteita, vaan luotimme prosessiin ja siihen, että saamme vastaukset kaikkiin esiin nouseviin kysymyksiin.”
Kysy ja keskustele
”Kävimme referenssivierailulla sähköistä kilpailutusta jo käyttävässä hankintayksikössä. Se auttoi hahmottamaan, kuinka prosessi toimii. Myös Yammerissa toimiva vertaisverkosto ja klinikat ovat hyödyllisiä. Yammer-ryhmään kuuluu käyttöönoton jo tehneitä yksiköitä, ja siellä voi kysellä muiden käyttäjien vinkkejä.”
Aloita helposta
”Oma hankintaprosessi kannattaa jäsennellä mielessä etukäteen, ja toteuttaa aluksi jokin pienempi, vähäriskinen kilpailutus. Yksi ensimmäisistä sähköisistä kilpailutuksistamme koski erään toimiston siivouspalveluita. Olimme tyytyväisiä jo heti ensimmäisten sähköisten kilpailutustemme lopputuloksiin. Nykyisin teemme lähes kaikki kilpailutuksemme sähköisesti.”
